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Unterrichtung und Verpflichtung der Beschäftigten nach der DS-GVO

Unterrichtung und Verpflichtung von Mitarbeitern nach der Datenschutzgrundverordnung

Wie das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht mitteilt, gilt die Verpflichtung von Beschäftigten auf Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen als ein wichtiger Bestandteil der Maßnahmen, damit ein Verantwortlicher (siehe Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 Abs. 1 DS-GVO) oder ein Auftragsverarbeiter (siehe Art. 28 Abs. 3 Satz 1 DS-GVO) die Einhaltung der Grundsätze der DS-GVO sicherstellen und nachweisen kann („Rechenschaftspflicht“). Diese Grundsätze der DS-GVO, festgelegt in Art. 5 Abs. 1 DS-GVO, beinhalten im Wesentlichen folgende Pflichten:

Personenbezogene Daten müssen

a) auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden;
b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden;
c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);
d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden;
e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist;
Unterrichtung und Verpflichtung der Beschäftigten nach der DS-GVO
f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor un-beabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“);

Wer muss verpflichtet werden?

Der Kreis der zu verpflichtenden Personen (die DS-GVO spricht insoweit von „unterstellten natürlichen Personen“) ist aufgrund der Bedeutung dieser Regelung weit auszulegen. Insbesondere sind ergänzend zum regulären Mitarbeiterstamm auch Auszubildende, Praktikanten, Leiharbeiter und ehrenamtlich Tätige mit einzubeziehen.

Wann muss die Verpflichtung erfolgen?

Die Verpflichtung muss bei der Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Sie sollte daher möglichst (spätestens) am ersten Arbeitstag vorgenommen werden.

Wie muss eine Verpflichtung erfolgen?

Zuständig für die Verpflichtung ist die Unternehmensleitung, der Inhaber einer Firma oder ein von diesen Beauftragter. Selbst wenn, wie oben ausgeführt, die DS-GVO keine bestimmte Form der Verpflichtung vorschreibt, sollte schon aus Nachweisgründen ein spezielles Formular verwendet werden, wobei die Verpflichtung schriftlich oder in einem elektronischen Format erfolgen kann.

Zur Verpflichtung gehört auch eine Belehrung über die sich ergebenden Pflichten. Die Beschäftigten müssen darüber informiert werden, was sie in datenschutzrechtlicher Hinsicht bei ihrer täglichen Arbeit beachten müssen, möglichst anhand typischer Fälle. Mit der Verpflichtung nach der DS-GVO können auch andere Geheimhaltungsvereinbarungen kombiniert werden, z. B. zum Betriebs-, Telekommunikations- oder Steuergeheimnis. Aus Nachweisgründen im Rahmen der Rechenschaftspflicht nach der DS-GVO ist es wichtig, die Verpflichtung ausreichend zu dokumentieren.

Reicht die einmalige datenschutzrechtliche Verpflichtung?

Zur laufenden Sensibilisierung der Beschäftigten für Fragen des Datenschutzes empfiehlt es sich, ab und zu im Rahmen von Schulungen oder in schriftlichen Hinweisen, z. B. in der Betriebszeitung, daran zu erinnern, dass die Beschäftigten verpflichtet worden sind und welche Bedeutung dieser Verpflichtung zukommt. Wenn ein Arbeitsplatzwechsel im Unternehmen erfolgt, der mit einem Aufgabenwechsel verbunden ist, sollte dies immer auch zum Anlass genommen werden, die Verpflichtung anzupassen bzw. zu erneuern.

Muster für eine schriftliche Verpflichtung

Quelle: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

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