F&A zu Address ONE

Häufig gestellte Fragen

Diese Seite enthält Antworten zu häufig gestellten Fragen, mit denen unsere Mitarbeiter in der Kundenunterstützung ständig konfrontiert werden. Außerdem enthält sie Tipps und Tricks, die wir für nützlich halten und hier als Fragen präsentieren. 

Wo liegen die Stärken von Address ONE Press Office?
Wie kann ich Address ONE in einem Netzwerk konfigurieren.. ?
Wo finde ich HILFE... ?
Warum wird eine Adresse in der Anzeigeliste mehrmals angezeigt?
Welche Datenbanken müssen bei einem BACKUP gesichert werden ?
Wann ist das Ende der Datenbank erreicht... ?
Wie kann ich die Felder der Datenbank verlängern?
Wie erreiche ich die Service-Hotline ?
Outlook bringt bei personalisierten E-Mails eine Zwischenabfrage die bei jeder Email angeklickt werden muss

Wie kann ich Address ONE in einem Netzwerk konfigurieren ?

Address ONE kann in einem Netzwerk auf drei verschiedene Arten eingesetzt werden:

• A) Das Programm und die die Datenbanken liegen auf dem Server.
  (Die Installation erfolgte standardmäßig unter Angabe des Installationsverzeichnisses auf dem Server z.B. F:\ADRONE22)
  Die Benutzerrechte werden von der Datei ADRMDB.CNF auf dem Server verwendet !
• B) Das Programm wurde auf dem lokalen PC installiert und gestartet, die Datenbank befindet sich auf dem Server.
  Mit [Datei hinzufügen] muss dem Programm die Datenbank auf dem Server mitgeteilt werden. Damit Sie mit dieser Datenbank arbeiten können müssen Sie anschließend zur Datenbank [wechseln] und im LOGIN die Datenbank einstellen.
  Die Benutzerrechte werden von der Datei ADRMDB.CNF auf dem lokalen PC verwendet.
• C) Das Programm (ADRONE.EXE) wird auf dem lokalen PC gestartet, die Datenbank befindet sich auf dem Server, alle Benutzer werden zentral verwaltet.
  Mit dem Eintrag
  EXEPATH=...... (z.B. EXEPATH=F:\ADRONE)
  werden die Benutzerrechte vom Server verwendet. (siehe hierzu die READ.ME-Datei)

Wo finde ich HILFE ?

Mit der Funktionstaste [F1] erhalten Sie eine kontextorientierte Hilfe am Bildschirm.
Wichtige Informationen enthält auch die Datei README.WRI bzw. readme.htm die im Verzeichnis von Address ONE enthalten ist.

Warum wird eine Adresse in der Anzeigeliste mehrmals angezeigt ?

Ein Datensatz kann einen Eintrag im Feld [Firma] [Name] und [Kürzel] haben.
Der Datensatz kann deshalb maximal "3 x" in der Liste angezeigt sein.

• a) nach Firma, name, Kürzel, wobei Firma an erster Stelle steht (schwarz gekennzeichnet)
• b) nach Name, Firma, Kürzel, wobei Name an erster Stelle steht (blau gekennzeichnet)
• c) nach Kürzel, Name, Firma, wobei Kürzel an erster Stelle steht (rot gekennzeichnet)

Vorteil:
Adressen mit gleichem Namen stehen untereinander, sind bereits in der Liste sofort erkennbar und können ohne Suchfilter sofort gefunden werden. Als Anwender brauchen Sie sich keine Gedanken darüber machen ob es sich um eine Firma Meyer oder Herrn Meyer handelt.

Muster:
3 Adressen bei denen die Felder [Firma], [Name], [Kürzel] ausgefüllt waren:

Franzi, Maier GmbH, Huber (Adresse 1)
Huber, Maier GmbH, Franzi (Adresse 1)
Maier & Co. KG, Meier Georg, Schorsch (Adresse 3)
Maier GmbH, Huber, Franzi (Adresse 1)
Maier GmbH, Meier, Seppi (Adresse 2)
Meier, Maier & Co. KG, Schorsch (Adresse 3)
Seppi., Meier, Maier GmbH (Adresse 2)
Schorsch, Meier Georg, Maier & Co. KG (Adresse 3)

Welche Datenbanken müssen bei einem backup gesichert werden ?

• adrone.mdb
  Die Datei(en) mit der extension MDB sind die von Ihnen erstellten Datenbanken mit den Adresseneinträgen
• adrmdb.cnf
  Die Datei mit der Extension CNF ist die Konfigurationsdatenbank von Address ONE und enthält die Benutzerrechte, die zugeordneten Datenbanken *.mdb, die Länderliste, Anredeliste und die Dokumente.

Wann ist das Datenbankende erreicht ?

• Die Free Version kann 50 Datensätze pro Datenbank verwalten
• Die Consumer Version kann 2000 Datensätze pro Datenbank verwalten
• Die Profi Version kann beliebig viele Datensätze pro Datenbank verwalten.

Wo liegen die Stärken von Address ONE ?

• Unbegrenzte Gruppen zur Filterung
  Damit die Übersicht nicht verloren geht, stehen Obergruppen und Untergruppen zur Verfügung.
  Beispiel:
  10 Adressen gehören der Gruppe ANFRAGEN an
  200 Adressen gehören der Gruppe LIEFERANTEN an
  1000 Adressen gehören der Gruppe KUNDEN an
• Integrierte Dokumentenverwaltung
  Ein Schreiben/Brief wird der oder den Adressen zugeordnet die das Schreiben erhalten haben. Es entsteht damit eine Chronologie aller Kontakte zur Adresse. Nach eine Versandaktion können alle Adressen wieder gefunden werden. Die Erklärung "...habe ich nicht bekommen" kann nun eindeutig geklärt werden.
• Integrierte Emailfunktion zu Outlook und Exchange
  Aus Address ONE können Einzel-Email, Sammel-Email oder auch personalisierte Emails über Outlook erfolgen.
  Vorteil: die Adressen werden selektiert/gefiltert und anschl. an Outlook übergeben. Fast alle Erfassungsfelder können dabei als Variable berücksichtigt werden, so dass Anrede, Kd.-Nr. etc. innerhalb der Email verwendet werden können. Die persönliche Anrede in einem Emailversand ist jetzt kein Problem mehr.
• automatischer Zusammenbau der Anschrift
  Mit der Einstellung des Adreßformates bei der Adressenerfassung wird festgelegt wie die Adresse für ein Schreiben zusammengebaut werden soll.
  Die optionalen Adreßformate:
  EU Format = PLZ vor Ort ohne Landangabe
  USA Format = PLZ nach dem Staat mit Landangabe
  Commonwealth Format = PLZ nach dem Distrikt
  Europa Format = PLZ vor Ort mit Landangabe
  Das Feld "komplette_Adresse" beinhaltet entsprechend des gewählten Adressformates die komplette Adresse, so dass in der Textverarbeitung nur noch eine Feldvariable benutzt werden muss.
  Es müssen keine Einzelfelder verwendet werden, wie z.B. <Firma>
  <Firma2>
  <Anrede> <Titel> <Vorname> <Name>
  <Strasse>
  <Lkz><Plz> <Ort>
  "keine Makroprogrammierung in Word für Windows notwendig ! "
  Abfragen wie <wenn Lkz = Deutschland dann verwendet LKZ nicht> usw. sind nicht mehr notwendig!
• automatischer Zusammenbau der Briefanrede
  Die Briefanrede wird aus den Feldern Anrede, Titel, Name automatisch zusammengesetzt.
  Beispiel:
  Herr Meier = Sehr geehrter Herr Meier,
  Frau Dr. Huber = Sehr geehrte Frau Dr. Huber,
  Mr. Schulz = Dear Mr. Schulz,
• Professionelle Suche von Adressen
  Die Suche untergliedert sich in 2 Suchmöglichkeiten:
  Schnellsuche = Namenssuche (gleichzeitig nach Name, Firma oder Kürzel)
  Filtersuche = Gleichzeitige Suche nach Gruppen, alle Erfassungsfelder (Firma, Name, Strasse, Ort, usw.) mit der Möglichkeit der Verknüpfung (und/oder/ohne/nicht)
• Globale Bearbeitung
  Damit Adressen nicht immer einzeln bearbeitet werden müssen gibt es die Funktion "Global setzen". Damit ist es möglich, mehreren Adressen eine Gruppe oder einen Feldeintrag gleichzeitig zuzuordnen oder eine Zuordnung gleichzeitig zu entfernen.
  Beispiel:
  Vorwahlnummer 0611 muss zukünftig 069 lauten.
  100 Adressen sollen der Gruppe "Sachbearbeiter Müller" zugeordnet werden
• Barcodesuche
  Bei großen Versandaktionen mit Antwortpostkarten ist es sinnvoll die zurückgesandten Postkarten nicht per Hand zu erfassen und zu bearbeiten. Damit jede Adresse auch sofort gefunden wird - z.B. über die interne ID-Nummer- und automatisiert in die Arbeitsliste für eine globale Bearbeitung transferiert werden ist lediglich ein zusätzliches Barcodelesegerät notwendig.
  Beispiel:
  1000 Antwortpostkarten liegen vor. 100 Adressen sollen der Gruppe "Infoprospekt" zugeordnet werden 600 Adressen sollen der Gruppe "Bestätigungsschreiben" zugeordnet werden 300 Adressen sollen der Gruppe "anrufen" zugeordnet werden Die Zuordnung zur Gruppe erfolgt wieder über die Funktion "global bearbeiten"
• Daten zur Timex Datalink Uhr oder zum Palm PILOT übergeben
  Bei Kunden- und Messebesuchen kann es sinnvoll sein die wichtigsten Telefonnummern jederzeit griffbereit zu haben. Address ONE unterstützt deshalb die automatische Datenausgabe zur Timex Datalink Uhr und per Export die Datenausgabe zum Palm Pilot (siehe Übergabeformat 1x dafür erstellen).
  
  Übergabeformat zum PILOT muss die Kommunikationsfelder (Telefon, Telefon2 etc.) mit den Gesamtfeldern verwenden, da der PILOT keine aufgeteilten Felder verwenden kann. (siehe Felder Telefon_1_gesamt, Telefon_2_gesamt usw.)
  
• Wie kann ich die Datenfelder vergrößern ?
  Mit MS Access 2.0 kann die Datenbank jederzeit bearbeitet und die Datenfelder erweitert werden. Das ist jedoch nur mit der Version 2.0 möglich.
  
  Cybernex kann im Kundenauftrag in bereits bestehenden Datenbanken die Feldlängen erweitern, so dass die Gruppenzuordnung etc. nicht verloren geht.
  Die Kosten pro Adresse betragen 0,15 Pfennig pro Adresse.
  d.h. eine Datenbank mit 2000 Adressen soll auf längere Felder umgestellt werden. Die Kosten betragen dafür 150,00 EURO zzgl. Versand.
  
  Mit Einsatz der neuen ADRMDB.NUL Datei (aus dieser wird jeweils eine neue Datenbank generiert) kann eine neue Datenbank erzeugt werden in die die Daten dann importiert werden.
  
  So kann aus einer alten Datenbank mit noch kurzen Feldern ein Export erfolgen dessen Ergebnis dann in eine neu Datenbank (diese wurde unter Verwendung der derzeit aktuellen ADRMDB.NUL Datenbank erzeugt) importiert wird. Zu verwendendes Übergabeformat "alle Felder" bei Import und Export.
  
  
• Outlook bringt Zwischenabfrage bei personalisierten E-Mails mit Address ONE
  Bei Outlook 2000 (SR-1) und Outlook 2002 hat Microsoft wegen der vielen Virenangriffe eine Zwischenabfrage eingebaut die natürlich sehr stört. Insbesondere wenn mehrere, vielleicht sogar tausend Emails mit Address ONE verschickt werden sollen. Die Firma Gangl hat dazu eine kleines Programm bereitgestellt das diese Zwischenabfrage abfängt. Das Programm kann hier heruntergeladen werden. Einfach installieren und anschließend aktivieren.